Säännölliset palaverit ovat nykyaikaisen johtamisen ja työpaikan kehittämisen välineitä. Toiminnan jatkuva kehittäminen edellyttää, että henkilöstöllä on mahdollisuus ottaa palavereissa esille ongelmia ja muita työssä ilmeneviä asioita.

Palaveri on foorumi, jossa työryhmä pysähtyy, ratkaisee työssä kokemiaan ongelmia ja kehittää ryhmän ja esimiehen yhteistyöllä uusia, parempia työmenetelmiä ja -tapoja.

Aina asiat eivät palavereissa ratkea, jolloin asian jatkokehittäminen annetaan toimeksi työparille tai pienryhmälle. Pienryhmä jatkaa toimeksiannon mukaista kehittämistä työn ohessa. Lähiesimies tukee ja hankkii ratkaisun tueksi tarvittavaa asiantuntemusta. Seuraavassa palaverissa palataan toimeksiantoon ja sen tuloksiin.

Palaverien ja arkityön kehittämisprosessi

Palaverit ovat tehokkaita kehittämisen välineitä.Palavereissa käsiteltävät asiat liittyvät suoraan arjen työhön. Osanottajat pääsevät käyttämään osaamistaan ja kokemustaan ongelmallisiksi koettujen asioiden ratkaisemiseen. Palavereissa sovitut työn muutokset vaativat yleensä kokeiluja ja virittämistä arjen työssä. Palaverit ja arki muodostavat kehittämisprosessin.

Suunnittelu- ja valmistautuminen

Lähiesimiehen ja hänen työyksikkönsä palaverit vaativat suunnittelua ja valmistelua. Palaveria varten hankitaan toimialaa ja työpaikkaa koskevat uudet tiedot. Keskeistä on koota tiedot työyksikön työn sujumisesta tai ongelmista edellisen palaverin jälkeiseltä ajalta.

Toimivaksi järjestelyksi on todettu avoin asialista. Siihen on jokaisella osanottajalla oikeus tuoda yhteiseen keskusteluun tarpeelliseksi näkemänsä asia.

Palaverin pitäminen

Toiminnan kehittämiseen painottuvat palaverit vaativat systemaattisuutta. Osanottajat oppivat arvostamaan palavereita, kun niissä käsitellään säännöllisesti työyksikön työn sujuminen ja siinä todetut mahdolliset ongelmat. Kokemukset yhdessä löydetyistä ratkaisuista ja onnistuneista muutoksista siivittävät ryhmän toimintaa.

Lähiesimiehen roolina on kannustaa jokaista työyksikön jäsentä osallistumaan ja tuomaan näkemyksensä esille. Leppoisa ilmapiiri tukee aktiivista osallistumista. Kysyminen on tehokas tapa saada hiljaisemmankin osanottajan näkemys keskusteluun.

Palaverien ja arkityön kehittämisprosessi

Palaverit ovat työtä. Palavereissa yhdessä suunnitellaan, sovitaan ja päätetään. Arkityössä sovittujen muutosten käyttöönottaminen vaatii porukassa miettimistä ja usein esimiehen sekä mudenkin asiantuntijoiden tukea.

Seuranta ja kehittymisen palaute

Seuraavassa palaverissa käydään aina läpi edellisen palaverin toimeksiannot ja käydään palautekeskustelu niiden ratkaisuista tai kehittämisen vaiheista.

Esimiehen tehtävänä on koota faktaa toiminnan kehittymisestä. Pelkkä puhe ei riitä, tarvitaan mittareita, joista nähdään kehittyminen. Muutokset voivat myös epäonnistua, jolloin todetaan, ettei muutos onnistunut ja tehdään uusia ratkaisuja. Tuottavuuden perusmittarit kuvaavat toiminnan tehokkuutta, työkykyisyyttä, työilmapiiriä ja osaamista.

Pidemmällä aikajänteellä tarvitaan lista tehdyistä muutoksista ja samalta ajalta trendit mittareista. Trendeillä voidaan havainnollistaa yhdessä tehtyjen muutosten vaikutukset toiminnan kehittymiseksi.

Kehittämispainotteisen palaverin asialistan runko

1. Tiedon jakaminen

• toimialan yleiset asiat
• työpaikan tilanne (markkinat, tuotanto…)
• oman työyksikön tilanne

2. Palautekeskustelu työstä

• edellisen palaverin jälkeinen työtulos
• mitä onnistumisia ja ongelmia
• mittarit, faktaa keskustelun tueksi

3. Yhteinen kehittäminen

• yhteinen ongelmien ratkaiseminen
• uusien työtapojen kehittäminen tai toimeksianto
• uusista työtavoista sopiminen ja käyttöönotto

4. Toimeksiannot

• osanottajista pienryhmiä
• kehittäminen arjen työssä
• esimiehet tukevat kehittämistyötä.