Ongelman tunnistaminen

Voiko nakkikioski parantaa tuottavuuttaan? Kyllä voi, eräs kioski oli esimerkiksi kuuluisa herkullisesta sinapistaan, jonka takia matkalaiset varta vasten pysähtyivät paikkakunnalle. Tuottavuustyötä tehdään kaiken kokoisissa yrityksissä kaikilla aloilla.

Miten omassa yrityksessäsi voidaan parhaiten mutta kannattavasti lisätä asiakkaiden kokemaa arvoa? Vai olisiko tarpeellista verkostoitua toisten yritysten kanssa houkuttelevamman ja paremman palvelukonseptin kehittämiseksi? Miten nykyisiä tuotanto- ja jakeluprosessia voidaan parhaiten tehostaa?

Tuottavuustyö voi kohdistua lukuisiin kohteisiin, joista osa vielä kilpailee keskenään. Näilläkin sivuilla tuottavuustyö on jaettu kahteentoista osa-alueeseen.

Mistä kehittäminen kannattaa aloittaa? Tämä on johtamis- ja oivalluskysymys. Jo käynnissä olevat ja mahdolliset uudet kehityshankkeet voidaan esimerkiksi koota yhdeksi kokonaisuudeksi. Tällöin puhutaan kokonaisvaltaisesta kehittämisestä yksittäisten pikkuhankkeiden sijaan. Kumpikin voi johtaa hyviin tuloksiin, mutta jos muutos tuntuu vaikealta toteuttaa, päästään useammalla toisiaan tukevalla hankkeella yleensä parempiin tuloksiin kuin yrittämällä muuttaa vain yhtä asiaa kerrallaan.

Prosessien kuvaus

Eräässä yrityksessä analysoitiin tilaus-toimitus -prosessia seuraamalla, miten tilaukseen liittyvät asiat etenivät yrityksen sisällä. Paikalla olivat kaikki noin 20 henkilöä, jotka jossain vaiheessa osallistuivat toimituksen hoitamiseen, sen jälkeen kun tilaus oli saapunut. Kukin kertoi vuorollaan omasta tehtävästään, mikä on oleellista sen onnistumisen kannalta ja mitä tapahtuu, jos esimerkiksi jokin tieto on puutteellinen.

Simulaation tarkkailijoina oli joukko muita työntekijöitä ja esimiehiä. Tuloksena syntyi kaikille parempi ymmärrys prosessin kulusta ja lisäksi toistakymmentä sitä nopeuttavaa ja yksinkertaistavaa ehdotusta.

Edellä kuvattu prosessisimulaatio oli yksi tapa ongelman tunnistamiseksi. Hyvä työskentelytapa on myös analysoida asiakkaiden tarpeita yhdessä heidän ja työntekijöiden kanssa esimerkiksi erityisessä tulevaisuusverstaassa.

Kokonaisvaltaisen kehittämishankkeen käynnistämiseksi on kehitetty erilaisia työkonferenssimenetelmiä, joille tyypillistä on, että johto ja henkilöstö työskentelevät yhdessä kehittämisen kohteiden määrittelemiseksi. Samalla luodaan asioista yhteistä kieltä, joista on paljon apua jatkossa.

Aloitetoiminta

Perinteinen, mutta edelleen toimiva menetelmä parhaiden ideoiden keräämiseksi on aloitetoiminnan hyödyntäminen. Muistisääntö on, että tarvitaan paljon aloitteita, jotta saadaan myös todella arvokkaat ideat esiin. Aloitteiden toteuttamista voi edelleen parantaa pyytämällä tekijöitä kokoamaan ryhmän kehittämään aloitetta eteenpäin jonkin seniorijohtajan toimiessa tukena. Aloitetoiminnan voi kohdistaa erityisen kampanjan avulla tärkeimpiin ongelmakohtiin, niin sanottuihin kapeikkoihin.