Sujuvat prosessit

Sujuvat prosessit

Prosessijohtaminen

Prosesseihin perustuvaa johtamista kuvaa hyvin Suomen laatupalkintokilpailussa käytettävä toiminnan arviointimalli EFQM. Sen runkona ovat prosessit, joihin panostamalla yritykset näkevät resurssinsa olevan parhaassa mahdollisessa käytössä. Yritysten lisäksi myös julkiset organisaatiot perustavat kehittämistoimensa samoihin kehittämistoimiin:

  • tuloshakuisuus
  • asiakassuuntautuneisuus
  • johtajuus ja toiminnan määrätietoisuus
  • prosesseihin ja tosiasioihin perustuva johtaminen
  • henkilöstön kehittäminen ja osallistuminen
  • jatkuva oppiminen, parantaminen ja innovatiivisuus
  • kumppanuuksien kehittäminen
  • yhteiskunnallinen vastuu.

Prosessiorganisaatio

Töiden organisoiminen perustuu toimintaprosesseihin. Prosessit ja niiden työvaiheista vastaavat työryhmät muodostavat selkeän työnteon mallin. Prosessit auttavat henkilöstöä ymmärtämään työpaikkansa toiminnan kokonaisuuden ja oman työnsä merkityksen sen toimivuudelle. Kokonaisuuden ymmärtäminen on perusta henkilöstön osallistumiselle toiminnan kehittämiseen.

Prosesseihin perustuvan organisaation kehittäminen on

  • prosessien suunnittelua ja hallinnan parantamista
  • kehittämisen tavoitteena innovatiivisuus ja lisäarvon tuottaminen asiakkaille ja sidosryhmille
  • tuotteiden ja palvelujen tuottaminen, toimittaminen ja jälkimarkkinointi
  • asiakassuhteiden hallinta ja kehittäminen

Kaikki organisaatiot voidaan kuvata toimintaprosesseina. Prosessit ovat toimintojen ja osaajien verkosto, jossa korostuvat sisäiset ja ulkoiset asiakassuhteet. Organisaatio muuttuu pystystä vaakaan ja tavoitteena on eri yksiköiden raja-aitojen ja reviirien poistaminen.

Johtamiskulttuuri

Prosessijohtaminen kattaa koko organisaation toiminnan. Se on organisaatio, johtamismalli, joka luo oman työkulttuurin koko työpaikalle. Prosessijohtamisen vastakohta on toimintatapa, jossa jokainen organisaation optimoi yksiköittäin toimintaansa.
Asiakkaat vaativat organisaatioiden toiminnalta yhä enemmän nopeutta, luotettavuutta, laatua ja kilpailukykyistä hintaa. Pärjääminen edellyttää johtajuutta, joka ylläpitää innovatiivisuutta, jatkuvan kehittämisen ilmapiiriä ja joka saa koko organisaation osallistumaan toiminnan kehittämiseen.

Miksi prosesseja?

  • Organisaation toiminta ja suorituskyky tapahtuu prosesseissa.
  • ­Prosessit lisäävät henkilöstön ymmärrystä kokonaisuudessa ja oman roolin merkitys kirkastuu.
  • ­Prosessit konkretisoivat johtamisen, kehittämisen, koulutuksen ja viestinnän tuloksia.
  • Prosessit  varmistavat asiakaslähtöisen toiminnan, kun ne alkavat ja päättyvät ulkoiseen tai sisäiseen asiakkaaseen.
  • Tunnistetaan keskeiset työprosessit ja kuvataan ne, ja parannetaan toimintatapoja ongelmakohdissa.
  • Prosessit toimivat laatuarvioinnin taustoina. Toiminnan seuranta perustuu prosessien tunnuslukuihin.
  • Innovatiivisuus ja työtapojen kehittäminen perustuu prosesseista saatuihin palautteisiin.

Prosessiorganisaatiossa toiminnan rakenteena ovat prosessit. Ne ovat sarja loogisia toimintoja, työketjuja, joissa asiakkaan tarvitsema tuote tai palvelu tehdään. Organisaation suorituskyky ja tuottavuus riippuu prosessien sujuvuudesta. Siten organisaation kehittäminen on prosessien sujuvuuden ja virheettömyyden parantamista. Asiakasprosessit ovat kriittisimmät vaikka organisaatioissa on muitakin toimintojen ketjuja, kuten asiakashallintaprosessi, tuotekehitysprosessi jne.

Prosessiorganisaatio kattaa ydin- ja tukiprosessit. Niiden kuvaaminen lisää henkilöstön ymmärrystä prosesseihin, mitä niissä tehdään, miksi ja millä tavoilla. Prosessien kehittämiseksi mitataan prosessien toimivuutta, käydään esimiehen prosessihenkilöstön kesken keskustelua prosessin vahvuuksista ja heikkouksista sekä päätetään keskustelujen perusteilla kehittämiskohteista.

Prosessien kehittäminen

Asiakkaan tilaus ja sen sopimuksen mukainen toimittaminen on tärkeintä. Pääprosessit alkavat ja päättyvät aina ulkoiseen asiakkaaseen. Prosessien kehittämisellä pyritään toimintatapoihin ja organisaatiokulttuuriin, jossa vuorovaikutukseen perustuva johtaminen, henkilöstön vaikuttaminen prosessin työtapoihin ja yhdessä sovitut ”pelisäännöt” ohjaavat työskentelyä tavoitteiden suuntaan.

Ydinprosessi: Ydinprosessit lähtevät ja päättyvät asiakkaisiin tuottaen heille lisäarvoa. Ydinprosessi on organisaation perustehtävän kannalta keskeinen, asiakkaan tilaaman palvelun tuottava toimintojen ketju. Ydinprosessi tarvitse avukseen tukiprosesseja.

Tyypillisiä yritysten ydinprosesseja: Tilaus -toimitusprosessi, tuotekehitys, asiakashallintaprosessi.

Tukiprosessi: Tukiprosessit edistävät ydinprosessien sujuvuutta ja organisaation toimivuutta. Tukiprosessit myös avustavat ydinprosesseja ja luovat niille edellytyksiä ja mahdollisuuksia.

Tyypillisiä tukiprosesseja: strateginen suunnittelu, henkilöstöhallinto, taloushallinto, tietohallinto, laadunhallinta.