Hyvä johtaminen, tuottavan toiminnan edellytys

Toimintaympäristö on johtamisen perusta

Johtaminen ja työpaikan toiminnan suunnittelu perustuvat organisaation toimintaympäristöön. Toimialan kilpailutilanne, markkinoiden, tuote- ja teknisen kehityksen sekä tulevaisuuden näkymien hyvä tuntemus luovat hyvän johtamisen perustan.

Toimintaympäristön muuttuminen aiheuttaa organisaatioille haasteita, jotka ovat sekä mahdollisuuksia että uhkia. Muutoksissa on aina myös mahdollisuuksia, joita pitää osata käyttää hyväksi.

Strategiaprosessi tukee päätöksentekoa

Toimintaympäristön haasteet kartoitetaan henkilöstön kanssa ns. strategiaprosessissa. Tarkoituksena on saada esille työpaikan kaikkien organisaatiotasojen näkemys kehittämistarpeista, joita haasteet työpaikalle aiheuttavat. Tavoitteena on, että haasteiden mahdollisuudet pystytään käytännön työssä hyödyntämään ja ehkäisemään uhkat.

Johto käy toimintaympäristön tilanteen perustalta keskustelut johdon, päällikkö-, lähiesimies- ja suorittavan tasojen kanssa. Keskustelut tuottavat johdon strategiapäätösten tueksi kattavan näkemyksen koko työpaikan käytännön kehittämistarpeista.

Strategiaprosessi lisää johdon ja henkilöstön yhteistä ymmärrystä toimintatapojen ja työmenetelmien kehittämiseksi, kun tunnetaan toimintaympäristö ja sen aiheuttamat muutostarpeet.

Toiminnan suunnittelulla resurssit käyttöön

Henkilöstö on tuottavan ja tuloksellisen toiminnan avainresurssi. Tuloksellinen toiminta edellyttää, että koneet, laitteet ja tietojärjestelmät toimivat hyvin ja niitä osataan käyttää.

Toiminnan prosessointi on yleinen malli, jolla toimintaa ja resurssien käyttöä kehitetään. Siinä järjestellään asiakkaan tilaamien tuotteiden tai palvelujen edellyttämät työvaiheet peräkkäisiksi toimintojen ketjuksi. Ketjussa kukin työvaihe on aina edellisen vaiheen asiakas.

Tällä sisäisellä asiakkuudella tavoitellaan läpinäkyvyyttä ja selkeyttä tuotanto- ja palveluprosessiin. Se mahdollistaa myös virheettömän toiminnan. Puhutaan nollavirhelaadusta, kun seuraava työvaihe tarkastaa aina edellisen ja palauttaa virheellisen työvaiheen korjattavaksi.

Toimintaprosessien kehittäminen perustuu jatkuvaan kehittämiseen ja esille tulevien virheiden poistamiseen. Virheen ilmaantuessa esimies ja henkilöstö paikantavat sen syntymisen syyt ja pohtivat yhdessä, miten prosessia muutetaan, jottei sama virhe toistu.

On tärkeää, että henkilöstö osallistuu prosessien kehittämiseen ja saa työstään palautetta. Tämä edellyttää prosessin mittaamista. Mittareilla mitataan tuottavuuden perustekijöitä: toimitusnopeutta ja -varmuutta, laatua ja kustannustehokkuutta. Yhtä tärkeätä on mitata henkilöstön työkykyisyyttä, työilmapiiriä ja osaamista suhteessa työn vaativuuteen. Mittarit kuvaavat yhteisen kehittämistoiminnan tuloksellisuutta, joka on henkilöstölle tutkimuksissa tärkeäksi todettua faktapalautetta.

Prosessien kehittäminen on koko työyksikön asia. Jokaisella on aidosti osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet työyksikkönsä toiminnan kehittämiseen. Mittarit tukevat esimiehen palautekeskusteluja ja niiden pitkäjänteisyyttä lisätään seuraamalla mittarien trendejä.

Esimiestyö ja yhtenäiset johtamiskäytännöt

Johtaminen ja esimiestyö määritetään vastuiden, tehtävien ja roolien kautta. Yleisimmät vastuut liittyvät tuotteiden ja palvelujen tuotantoon, laatuun, henkilöstön johtamiseen, toiminnan kehittämiseen ja työsuojeluasioihin. Vastuiden määrittäminen kohdentaa johtamista organisaation kannalta tärkeisiin asioihin.

Vastuiden hoitamiseen liittyy useita työtehtäviä. Esimiehen ei tarvitse niitä kaikkia itse tehdä. Suotavaa on, että esimies delegoi mahdollisuuksien mukaan vastuisiinsa kuuluvia tehtäviä työyksikkönsä jäsenille. Delegoitujen tehtävien hoitaminen luo esimiehen ja ryhmän jäsenten välille luonnollisen vuorovaikutuksen, joka vahvistaa esimiehen valmentavaa roolia.

Hyvä johtaminen edellyttää esimiehiltä henkilöstön oikeudenmukaista ja tasavertaista kohtelua. Organisaatiotasolla sovitaan yhtenäiset johtamiskäytännöt, ”johtamisen pelisäännöt”. Näissä sovitaan esimieskäytännöt työaikakysymyksiin, myöhästymisiin, taukojen pitämiseen, ehtoihin, joilla vapaita myönnetään, palaverikäytäntöihin jne.

Ihmisten johtaminen (Leadership) – Miten saadaan ihmiset kiinnostumaan?

Voiko ihmisiä motivoida? Vanha kysymys on ajankohtainen. Määräämällä ihmiset eivät motivoidu, mutta yhteistyöllä työpaikalle voidaan luoda ilmapiiri, joka edesauttaa motivoitumista.

Johdon ja henkilöstön luottamuksellinen suhde on johtamisen selkäranka. Se ansaitaan molemminpuolisen arvostuksen, kunnioittamisen ja hyvän käyttäytymisen perustalta. Henkilöstön luottamusta lisää ihmisten osaamisen ja kokemuksen aito huomioiminen työpaikan kehittämistoiminnassa.

Henkilöstön motivoitumista voidaan lisätä mm. seuraavan kokonaisuuden avulla:

  • Tieto: Henkilöstön hyvä tietämys oman toimialansa ja työpaikkansa kilpailutilanteesta sekä tulevaisuuden näkymistä lisää perusmotivoitumista työpaikkaan ja omaan työhön.
  • Kommunikointi: Tieto ei yksinään riitä. Työyksiköllä pitää olla mahdollisuus kommunikoida tiedon perusteella, jossa voidaan kysyä, tarkentaa, epäillä ja tarkastella asioita niiden eri näkökulmista.
  • Yhteinen ymmärrys: Kommunikoinnin tavoitteena on päätyä yhteiseen ymmärrykseen toiminnan kehittämistarpeista. Se edellyttää esimiesten ja työyksikön jäsenten avointa keskustelua, jossa jokainen on saanut tuoda esille omat näkemyksensä asian käsittelyssä.
  • Toimintatapojen  muuttaminen: Ihmiset muuttavat toimintatapojaan, kun he ymmärtävät muutostarpeiden perusteet. Muutokset tehdään yhteisissä kehittämisfoorumeissa. Muutosvastarinta poistuu tai ainakin vähenee, kun henkilöstö pääsee itse vaikuttamaan muutoksen sisältöihin.
  • Mittaaminen: Nykyaikainen johtaminen edellyttää mittaamista. Mittaamisella seurataan toiminnan kehittymistä ja varmistetaan, että kehittyminen on tavoitteiden mukaista. Tärkeätä on myös nähdä, jos toimenpiteet eivät vie oikeaan suuntaan, jolloin niitä pitää muuttaa. Kokonaistuottavuuden mittarit kohdentuvat työn tuottavuuden lisäksi työkykyisyyteen, osaamiseen ja työilmapiiriin.
  • Faktapalaute: Mittaaminen tuottaa faktapalautetta. Työyksikkö saa tehokkaan palautteen, kun seurataan pidemmän ajan kehittymisen trendejä ja todetaan niissä yhdessä kehitettyjen työtapojen positiivisia vaikutuksia.