Oivalluksen voima, video 3: Vaasan ikäkeskus – palveluista tuotteita

Yksi Vaasan ikäkeskuksen tehtävistä on järjestää viriketoimintaa yli 65-vuotiaille Vaasalaisille. Työajan seurannassa huomattiin, että virikeohjaajien työajasta vain noin 40 prosenttia oli välitöntä asiakaspalvelua. Viriketoiminta tuotteistettiin, tuotteet kuvattiin ja hankinnat sekä esiintyjien tilaukset keskitettiin. Asiakastyön osuus nostettiin noin 70 prosenttiin työajasta.
Vaasan Ikäkeskus tarjoaa virkistys- ja viriketoimintaa, jonka tavoitteena on tukea arjen omatoimisuutta, osallistumista ja yhdessäoloa. Ryhmissä harrastetaan erilaisia kädentaitoja, pelataan, visaillaan ja keskustellaan tutuista asioista.

Viriketoiminnan ohjaaja Seija Nyqvistin mukaan virikeryhmän tarkoitus voi olla pelkkä virkistys tai esimerkiksi muistin aktivoiminen ja sosiaalinen kanssakäyminen.

– Monilla on taustalla yksinäisyyttä ja toiminnan kautta on mahdollisuus tavata muita ikätovereita. Me tarjoamme siihen mahdollisuuden.
Nyqvist oli viriketoiminnan ohjaajana ennen kuin tuotteistamisprojekti ”Viira” aloitettiin. Hänen mukaansa toiminta ei ollut kovin suunnitelmallista.

–  Edellisenä päivänä mietittiin mitä seuraavana päivänä tehdään ja aamulla yritettiin kasata materiaalia ja miettiä päivän ohjelmaa. Ongelmana oli ajankäyttö ja suunnitelmallisuuden puute, tehtiin turhaa työtä.

Työajan seuranta paljasti ongelman

Ikäkeskuksen johtaja Hannele Laaksosen mukaan ongelma tuli esiin työajan seurannassa.

– Työajan seurannan perusteella todettiin, että välittömän asiakastyön osuus viriketoiminnassa on vajaat 40 prosenttia. Se oli esimiehen näkökulmasta aika haasteellinen prosenttiluku. Siitä keskusteltiin henkilökunnan kanssa ja esitin, että prosentti pitäisi saada 60–70 välille.

Laaksosen mukaan henkilökunta myös ymmärsi, että tämä ei voi jatkua näin.

– Työajan seurannan tuloksia käytiin läpi yhteisessä palaverissa ja samalla mietittiin, miten tästä päästään eteenpäin. Lähdettiin siitä, että myös rakenteita pitää muuttaa. Käynnistettiin Viira- projekti, jonka tarkoituksena oli tuotteistaa viriketoiminnan palvelut ja luoda yhteinen malli. Tavoitteena oli tehostaa palveluja.

Samalla rakennettiin viriketoiminnan vuosikello, jolloin kaikki tietävät mitä missäkin kuussa pitää hoitaa.

– Tuotteistus antaa raamit koko työajalle, nyt nähdään kuinka paljon aikaa eri vaiheisiin menee. Matemaattisena ihmisenä ajattelin, että pystytään paremmin laskemaan kuinka monta ryhmää yksi ohjaaja voi hoitaa. Jokainen ohjaaja voi laskea omalta osaltaan kuinka monta ryhmää hänen pitää vetää, jotta välittömän asiakastyön osuus olisi riittävä.

Laaksonen kertoo, että projektia vetämään palkattiin ulkopuolinen konsultti ja kaikki viriketoiminnan ohjaajat osallistuivat työskentelyyn.
– Henkilökunta jaettiin erilaisiin työryhmiin ja jokainen avasi itse toteuttamansa tuotteet ja mallinsi ne. Viriketoiminnan tuotteita on nyt kaikkiaan 21.

Hiljainen tieto kirjattiin ylös

Seija Nyqvist kertoo, että tuotteistaminen tarkoitti erilaisten ryhmien toiminnan avaamista. Projektissa kuvattiin mitä eri ryhmissä tehdään, mitä menetelmiä käytetään ja kenelle ryhmä on suunnattu. Sitä kautta myös muiden ymmärrys ja arvostus lisääntyivät.

– Hiljainen tieto kirjoitettiin paperille, aikaisemmin jokainen oli tehnyt asioita vähän oman kiinnostuksensa mukaan. Tällä tavoin näkymätön työ tuli näkyväksi ja tieto yhteiseksi. Avoimuus lisääntyi. Kun kaikki tiesivät miten eri ryhmissä toimitaan, niin myös sijaistaminen tuli helpommaksi.

– Projektin tuloksena päädyttiin siihen, että toiminnan runko suunniteltiin puoli vuotta kerrallaan valmiiksi ja ainoastaan hiominen jätettiin samalle viikolle. Myös materiaalien hankinta helpottui, kun tiedettiin etukäteen mitä tarvitaan. Samalla työ muuttui vähemmän stressaavaksi, kertoo Nyqvist.

Helppo tulla ohjaajaksi

Saara Vaaramo

Saara Vaaramo tuli viriketoiminnan ohjaajaksi kesken projektin ja koki työn aloittamisen helpoksi.

– Silloin kun minä aloitin virikeohjaajana, meillä oli jo olemassa tuotekartta.  Oli helppo tulla työhön, kun tuotteet oli jo valmiiksi kuvattuna ja mitä eri paikoissa tapahtuu.  Jos ohjelmassa luki ”Herttareeti”, niin katsoin vain kuvauksesta mitä se tarkoittaa.
Vaaramon mukaan tuotteita on tullut lisää ja hyväksi todettuja ryhmämalleja on lisätty. Nyt ryhmiä voidaan pitää eri paikoissa ja ohjaajat voivat vaihtua.

– Alkujaan ohjaajat olivat luoneet ryhmiä omista lähtökohdistaan. Nyt niistä on tullut viriketoiminnan yhteisiä, eivätkä ne ole henkilöön sidottuja. Se on helpottanut myös uusien henkilöiden ja sijaisten toimintaa.

Projektin yhtenä tuloksena keskitettiin myös esiintyjien ja materiaalien hankinta.

– Aikaisemmin hankinnat ja varaukset tehtiin talokohtaisesti, mutta nyt vastaava viriketoiminnan ohjaaja tekee tilaukset toiveiden mukaan. Hän voi esimerkiksi varata artistin kerralla useampaan paikkaan, kun aikaisemmin jokainen soitti samalle esiintyjälle vuoron perään. Materiaalihankinnan keskittäminen helpotti tietysti myös talouden seurantaa.

Tulokset

Kun projekti oli ohi ja tuotteet määritelty, tehtiin uusi kahden viikon työajan seuranta. Silloin välittömän asiakastyön osuus oli noussut yli 69 prosentin.

– Tämä oli loistava tulos. Työyhteisökyselyn perusteella me-henki nousi, samoin oman työn arvostus. Myös muiden arvostus ja viestintä paranivat, kertoo Hannele Laaksonen.

Tilastojen mukaan aikasäästö on poikinut myös lisää asiakkaita. Viriketoiminnan asiakasmäärät ovat tuplaantuneet vuodesta 2011. Silloin ryhmissä oli 5 445 asiakaskäyntiä ja vuoden 2013 mittauksessa 10 351. Lisäksi juhliin, konsertteihin ja yhteislaulutilaisuuksiin on osallistunut yli 7 000 ikäihmistä. Tämä kaikki kahdeksalla virikeohjaajalla.

– Kaiken kaikkiaan esimiehenä koin, että projekti rauhoitti työyhteisöä ja lisäsi yhteen hiileen puhaltamista. Se oli yhteinen koitos, johon jokainen sai osallistua. Säästynyt aika käytettiin asiakkaisiin.